Firma electrónica para funcionarios públicos y Quipux

¿Es obligatoria para mí?

Sí, si suscribes documentos en el ejercicio de tus funciones. El sistema de gestión documental Quipux exige que las autoridades, funcionarios y servidores que firman oficios, memorandos, circulares y resoluciones cuenten con un certificado de firma electrónica de persona natural vigente. Sin él puedes redactar y consultar, pero no puedes suscribir ni despachar.

Detalle del sistema en el portal de Gestión Documental Quipux.

Qué vas a poder firmar en Quipux

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  Oficios internos y externos, con sello de tiempo y autoría verificable.

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  Memorandos la comunicación interna del día a día.

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  Circulares dirigidas a varias áreas o a toda la entidad.

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  Resoluciones y acuerdos los actos administrativos que suscribes por tu cargo.

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  Anexos del documento informes y respaldos que acompañan al despacho.

Cómo configurar tu firma en Quipux paso a paso

Es donde se atasca casi todo el mundo la primera vez. El orden importa: si cargas el archivo antes de tenerlo a mano y con su contraseña, vas a repetir el proceso.

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   Guarda tu archivo .p12 en el equipo desde el que despachas descárgalo del correo con el que te lo entregamos y no lo dejes solo en el correo.

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   Ingresa a Quipux con tu usuario institucional y entra a la ficha de tu perfil o firma digital.

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   Carga el archivo .p12 y confirma que el sistema muestre tu nombre y la fecha de caducidad del certificado.

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   Ingresa la contraseña del certificado al firmar es la del archivo de firma, no la de tu usuario de Quipux.

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   Firma un documento de prueba y despáchalo así confirmas la configuración sin arriesgar un trámite real.

Si prefieres firmar el PDF fuera del sistema, el proceso general está en cómo firmar un documento con firma electrónica y en la guía de firma electrónica en Quipux.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

• "Quipux no reconoce mi firma" suele ser un certificado vencido o un archivo distinto al que cargaste en el perfil. Verifica la fecha de caducidad.

• "La contraseña es incorrecta" el sistema pide la contraseña del archivo .p12, no la de tu usuario institucional. Son distintas.

• "El certificado no corresponde al usuario" el certificado debe estar emitido a nombre de la misma persona que firma en el sistema.

• El navegador no completa la firma usa el navegador y la versión que recomienda tu entidad, y desactiva bloqueadores en esa página.

• Firma vencida a mitad de despacho lo ya firmado sigue siendo válido; para seguir despachando hay que renovar.

Si perdiste la contraseña, revisa qué hacer si olvidaste la contraseña de tu firma; para comprobar el archivo, cómo verificar tu .p12. Y si nada de esto lo resuelve, escríbenos por WhatsApp.

Requisitos para obtener tu firma electrónica

• Cédula de identidad ecuatoriana vigente.

• Correo electrónico activo personal o institucional, donde recibirás el certificado.

• Celular con WhatsApp para la validación de identidad y el soporte.

Archivo .p12 o token: cuál te conviene

Comparativa completa en .p12 vs. token físico.

Para tu institución

Si en tu entidad son varios los que necesitan firma —o si te tocó a ti resolverlo para toda el área—, lo gestionamos como un solo trámite: precio por volumen, una sola factura a nombre de la institución, control centralizado de vencimientos y acompañamiento en la configuración de cada usuario en Quipux.

Escríbenos por WhatsApp o desde contacto con el número de servidores y te pasamos la cotización.

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